Hội nghị trực tuyến, hay còn gọi là hội thảo trực tuyến là một hình thức gọi video cao cấp, chuyên nghiệp hơn video call. Những người tham gia hội nghị sẽ ở trong phòng họp với đầy đủ âm thanh, hình ảnh sắc nét, mang lại những trải nghiệm giống hệt như cuộc họp truyền thống.

Hội nghị trực tuyến, hội thảo trực tuyến là gì

Tính đến nay, đây là phương thức được sử dụng rộng rãi và thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp. Đồng thời, được coi là giải pháp hiệu quả cho các cuộc họp, thảo luận không tốn kém chi phí và thời gian di chuyển. Để hiểu rõ hơn về hình thức này, bạn hãy theo dõi ngay nội dung bài viết được Vfun Audio chia sẻ dưới đây nhé!

1. Hội Thảo, Hội nghị Trực Tuyến là gì? 

Hội nghị trực tuyến (teleconference) còn được gọi là hội thảo trực tuyến là cuộc họp của những người không có mặt ở cùng một địa điểm dưới sự hỗ trợ bởi truyền thông điện tử bao gồm phần mềm trực tuyến, web điện tử, môi trường Internet. Hình thức này được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như đào tạo doanh nghiệp, giới thiệu sản phẩm, giáo dục và nhiều lĩnh vực khác.

Họp trực tuyến hội nghị trực tuyến

Nó đã trở thành một phần không thể thiếu đối với hoạt động phát triển của doanh nghiệp, giúp kết nối, quản lý và làm việc một cách hiệu quả hơn. Nhờ có vây, doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng lớn chi phí đi lại. Từ đó, có thể làm tăng hiệu quả kết nối với đối tác, quản lý hệ thống một cách dễ dàng.

2. Lợi ích của cuộc hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến là hình thức mang lại nhiều lợi ích cho người tổ chức và người tham gia. Cụ thể:

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho những người có hạn chế về địa lý. Người tham gia có thể tham gia hội thảo từ bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
  • Giảm thiểu rủi ro: Hình thức này giúp giảm thiểu rủi ro trong các trường hợp bất khả kháng về thời tiết hoặc dịch bệnh.
  • Tăng tầm vóc của sự kiện: hội nghị trực tuyến giúp tăng tầm vóc của sự kiện bằng cách thu hút được đông đảo khán giả từ khắp nơi trên thế giới.
  • Tạo cộng đồng: Giúp tạo ra một cộng đồng những người có cùng sở thích và mong muốn học hỏi, chia sẻ kiến thức.
  • Tạo nội dung: hội nghị trực tuyến cung cấp cho người tổ chức nhiều nội dung có thể tái sử dụng như video, slide, tài liệu tham khảo.
  • Tạo cơ hội kinh doanh: hội nghị trực tuyến giúp tạo cơ hội kinh doanh mới bằng cách giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng tiềm năng.
lợi ích khi tổ chức hội thảo trực tuyến

3. Bạn Cần Chuẩn bị gì để thực hiện họp hội nghị và hội thảo?

Các thiết bị thông thường được sử dụng gồm có:

3.1. Webcam

Webcam là một máy quay video ghi hoặc truyền phát video đến một máy tính hoặc mạng máy tính. Thiết bị này thường được sử dụng cho việc gọi video, phát trực tiếp, mạng xã hội và mục đích an ninh. Nếu bạn đang tìm kiếm sản phẩm webcam, bạn có thể tham khảo các sản phẩm như Webcam Phòng Họp Kasen HD6000, Microsoft LifeCam HD-3000.

Webcam Họp Trực Tuyến

3.2. Micro hội nghị, hội thảo

Đây là một loại microphone được sử dụng trong các hệ thống âm thanh phòng họp chuyên dụng hoặc phòng hội nghị, hội thảo. Micro hội nghị, hội thảo được sử dụng chủ yếu để thu lại âm thanh người nói, sau đó truyền xuống khu vực xử lý và truyền đến hệ thống loa. Nó giúp đảm bảo tín hiệu âm thanh, nâng cao chất lượng truyền phát thông tin với người tham gia ngay cả trong không gian hội trường rộng lớn.

Top 5 Micro Hội Nghị, Hội Thảo Hay Được Dùng Nhiều Nhất

3.3. Loa

Loa thường được sử dụng là loa âm trầnloa treo tường hoặc là là thiết bị âm thanh được thiết kế tích hợp cả loa ngoài và micro trên cùng một thiết bị. Đa số loa có thiết kế mai rùa và khả năng thu âm đa hướng, lý tưởng cho các cuộc họp nhóm trực tuyến. Thiết bị này giúp mang đến giải pháp hoàn chỉnh và mang đến trải nghiệm giao tiếp chất lượng với âm thanh rõ ràng, chính xác.

Hệ Thống Loa Hội Nghị Trực Tuyến

3.4. Máy tính hoặc máy chiếu

Máy tính hoặc máy chiếu là hai thiết bị quan trọng trong. Máy tình được sử dụng để kết nối với các phần mềm như Zoom, Skype, Google Meet,… để thực hiện cuộc họp trực tuyến.

Màn hình họp trực tuyến, máy chiếu

Máy chiếu được sử dụng để chiếu hình ảnh, video, nội dung của các thành viên tham gia họp trực tuyến lên màn hình lớn. Ngoài ra, máy chiếu còn được sử dụng để chiếu các tài liệu, bài thuyết trình, slide,… giúp cho việc trình bày trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. 

3.5. Kết nối Internet

Để tham gia, bạn cần có một kết nối Internet băng thông rộng và phần mềm. Bởi nhiên, chất lượng cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào đường truyền Internet, nếu đường truyền không ổn định, cuộc họp sẽ bị gián đoạn và ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc họp.

Kết Nôi Internet Hệ Thống Hội Thảo Trực Tuyến

3.6. Phần mềm họp trực tuyến

Là một ứng dụng giúp cho việc tổ chức giữa hai hoặc nhiều bên tại nhiều địa điểm khác nhau thông qua các thiết bị kết nối với Internet. Một số phần mềm họp trực tuyến phổ biến hiện nay bao gồm: Google Meet, Zavi Meeting – Zalo, Zoom,… Mỗi phần mềm có những đặc điểm và tính năng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của người dùng.

ứng dụng họp trực tuyến

4. Giải pháp họp trực tuyến phổ biến hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều giải pháp họp trực tuyến phổ biến đang được áp dụng rộng rãi. Chi tiết như sau:

4.1. Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp này sử dụng hệ thống các thiết bị hội nghị truyền hình phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN. Giải pháp này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành), muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm.

4.2. Qua điện thoại

Giải pháp này sử dụng điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN để họp trực tuyến. Giải pháp này đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn giải pháp hội nghị truyền hình, nhưng chất lượng hình ảnh và âm thanh hội nghị không được tốt nhất.

Giải pháp học trực tuyến phổ biến hiện nay

4.3. Đàm thoại trực tuyến qua phần mềm/web

Giải pháp này sử dụng phần mềm hoặc web hội nghị để họp trực tuyến. Giải pháp này đơn giản, tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng nhất.

4.4. Sử dụng dịch vụ phần mềm họp hội nghị

Có nhiều dịch vụ trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Team, Lifesize, Webex, Skype,… Mỗi dịch vụ có những ưu điểm và hạn chế riêng, tùy thuộc vào nhu cầu của từng tổ chức, doanh nghiệp.

5. Quy trình tổ chức một hội nghị trực tuyến và hội thảo

Để tổ chức một buổi hội nghị thành công, bạn có thể tuân thủ các bước sau:

  • Bước 1 – Xác định nhu cầu, mục tiêu kết nối: Xác định mục tiêu của, số lượng người tham gia, và thời gian tổ chức.
  • Bước 2 – Xác định thiết bị sử dụng để kết nối: Xác định thiết bị cần thiết để kết nối với người tham gia, bao gồm máy tính, webcam, micro, và phần mềm hội nghị
  • Bước 3 – Lên kế hoạch tổ chức: Lên kế hoạch chi tiết cho hội thảo, bao gồm lịch trình, nội dung và các hoạt động liên quan.
  • Bước 4 – Truyền thông: Truyền thông cho người tham gia về thời gian, địa điểm và các yêu cầu kết nối.
  • Bước 5 – Lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị hoặc dịch vụ hội nghị: Lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị hoặc dịch vụ hội thảo trực tuyến phù hợp với nhu cầu của bạn.
  • Bước 6 – Setup khu vực quay chụp: Thiết lập khu vực quay chụp, kiểm tra thiết bị
Quy trình tổ chức một hội nghị trực tuyến và hội thảo trực tuyến

Ngoài ra, sau hội nghị kết thúc, bạn cần gửi tài liệu, slide cho người tham dự thảo luận và phản hồi.Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về hội nghị trực tuyến. Nếu còn có bất cứ băn khoăn hay thắc mắc gì cần được giải đáp cụ thể hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ miễn phí. Đừng quên theo dõi Chuyên mục Tin tức của Vfun Audio để cập nhật thêm những thông tin hữu ích nhé!

Từ khóa :

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Chia sẻ bài viết hữu ích này